Merapikan Arsip Aktif dan Non Aktif Dengan Kardus Arsip

Manajemen dan penataan arsip yang tidak aktif pada dasarnya melakukan rekonstruksi pengarsipan, oleh karena itu, rekonstruksi gudang dilakukan dengan investigasi, yaitu pengumpulan data dan kegiatan informasi yang dilakukan dengan mengamati arsip dengan segala kelengkapannya, termasuk sistem, fasilitas dan infrastruktur, fitur dan aplikasi. Sebelumnya anda perlu box untuk memilah arsip anda bisa membelinya di pabrik kardus untuk arsip.

Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mempersiapkan langkah-langkah yang harus diambil untuk meningkatkan efisiensi arsip. Keadaan arsip diketahui dari hasil penyelidikan ini. Pemrosesan dan penataan catatan dapat diproses berdasarkan prinsip asal, yaitu penataan catatan sesuai dengan asal arsip ketika arsip masih aktif, artinya arsip tersebut harus tetap sepotong informasi dari pembuat arsip, seperti adalah arsip di tempat lain. asal pembuat arsip. Meskipun prinsip kedua adalah dengan menggunakan prinsip aturan asli, untuk struktur file yang telah dimodifikasi untuk struktur arsip ketika mereka masih aktif, yang berarti bahwa ketika pengarsipan arsip masih dipertahankan, aturan / struktur arsip menjadi dipertahankan dan digunakan sebagai dasar untuk pemindahan ke kardus arsip.

Tahapan aktivitas untuk mengelola dan menyusun catatan tidak aktif adalah sebagai berikut:

Langkah pertama dalam menyortir arsip adalah memisahkan arsip dari arsip non-arsip dan berlebihan. Non-arsip dapat berupa: formulir kosong dan item, sampul, dll. Bahan non-arsip ini dapat dibuang.

  1. Kelompok pengarsipan
    Pengarsipan dapat dilakukan dengan menggunakan prinsip kontrol asli, tetapi jika masalah dapat dibuat dengan menggunakan prinsip asal, klasifikasi / pengelompokan dapat ditentukan berdasarkan seri (perjanjian antara jenis), kotak (perjanjian masalah), dosis (perjanjian hubungan / kegiatan)
    Prinsip asal diterapkan dalam praktik dengan kerja lapangan / magang.
  2. Pendeskripsian
    Deskripsi adalah aktivitas mendaftarkan konten informasi dalam setiap file arsip pada kartu deskripsi. Kartu deskripsi berukuran 10 x 15 cm. Kartu deskripsi berisi informasi: formulir editorial, deskripsi arsip / surat, tingkat pengembangan, tanggal, formulir eksternal
  3. Pembuatan skema pengelompokan arsip
    Membuat skema grup arsip adalah pembuatan klasifikasi masalah sebagai dasar untuk menyusun kartu deskripsi. Pengaturan ini dapat didasarkan pada pola klasifikasi, struktur organisasi, tugas atau kombinasi
    Dengan membuat jadwal grup file, ini dapat didasarkan pada pola klasifikasi
  4. Deskripsi manuver
    Mengelola kartu deskripsi adalah kumpulan kartu deskripsi berdasarkan pola klasifikasi arsip
  5. Masukkan nomor tertentu pada kartu deskripsi
    Ini memberikan nomor tetap pada kartu deskripsi. Nomor urut digunakan sebagai nomor penyimpanan file.
  6. Manuver kartu deskripsi
    Manajemen file adalah kombinasi dari file file dengan masalah serupa dan yang diatur sesuai jadwal.
  7. Memasukkan arsip ke dalam folder
    File yang dikumpulkan dimasukkan ke dalam folder dan diberi arsip dengan kode masalah dan nomor seri arsip.
  8. Pembungkusan Arsip
    File yang dimasukkan dalam folder dikemas dengan kertas ciuman
  9. Memasukkan folder kedalam boks dan pelabelan box
    Folder yang diarsipkan yang sedang dikemas dimasukkan ke dalam kotak, kemudian kotak diarsipkan sesuai dengan nomor seri dan di setiap titik penomoran dimulai dari nomor 1 (satu). Setiap kursus hanya berisi satu jenis (satu jenis kode) dengan tahun yang sama.
    Mengisi file dalam kotak mungkin tidak terlalu penuh, harus ada jarak minimum 2 cm, ini untuk membuatnya lebih mudah untuk masuk dan keluar dari arsip jika perlu. Langkah selanjutnya dalam kotak diatur di rak berturut-turut dengan sejumlah angka kecil di sebelah kiri, dan jumlah kotak dalam satu baris harus sama untuk memudahkan pencarian.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *